Ile trwa założenie firmy jednoosobowej i jak się ją zakłada?

Q: Kiedy muszę założyć e-Doręczenia?

Zakładający firmę od 2025 r. – podczas rejestracji; wcześniejsze wpisy CEIDG – najpóźniej do 1.10.2026.

Szczegóły: Autor: Sebastian - Prombank; Kategoria: Firma

Firma jednoosobowa

Założenie firmy jednoosobowej wielu osobom kojarzy się z masą papierów, kolejkami i bieganiem po urzędach. Tymczasem od kilku lat można zrobić to ... w jeden dzień, nie wychodząc z domu. A w praktyce? Czasem wystarczy godzina. Wszystko zależy od tego, czy masz już przygotowane dane, numer konta, nazwę i wybrany sposób opodatkowania. Jednak zanim klikniesz „załóż firmę”, warto wiedzieć, co po kolei trzeba przygotować.

Najważniejsze informacje

Rejestracja CEIDG online zajmuje zwykle 30–60 minut, jeśli masz przygotowane dane.
NIP nadawany jest zwykle w 1 dzień roboczy, a REGON do 7 dni – dane wciągają się automatycznie do wpisu.
Działalność nierejestrowa w 2025 r.: limit 3499,50 zł/mies. (75% pensji minimalnej). Od 2026 r. limit kwartalny 10 813,50 zł.
VAT: limit zwolnienia 200 000 zł rocznie; od 1 stycznia 2026 r. 240 000 zł.
e-Doręczenia: firmy zakładane od 1.01.2025 zakładają skrzynkę przy rejestracji; firmy z CEIDG sprzed 2025 muszą mieć adres od 1.10.2026.
Podpis elektroniczny: wniosek CEIDG podpiszesz Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Ile godzin zajmuje założenie firmy jednoosobowej?

Zacznijmy od konkretu. Ile to trwa? Samo wypełnienie wniosku w systemie CEIDG to najczęściej kwestia od 30 do 60 minut. Jeśli masz przygotowane wszystkie dane, to cały proces online idzie szybko. Logujesz się, wypełniasz pola, podpisujesz elektronicznie i gotowe.

Wniosek trafia automatycznie do kilku instytucji:

Do ZUS – żeby zarejestrować Cię jako płatnika składek.
Do urzędu skarbowego – w sprawie podatku dochodowego i ewentualnego VAT.
Do GUS – gdzie od razu nadawany jest numer REGON.

Wszystko dzieje się automatycznie. Jednak są dwa „momenty”, które potrafią wydłużyć sprawę. Pierwszy to nadanie NIP i REGON, jeśli nie masz ich jeszcze wcześniej. NIP dostaniesz zazwyczaj w ciągu jednego dnia roboczego, a REGON maksymalnie w ciągu tygodnia. Drugi moment to aktywacja e-doręczeń – nowego elektronicznego adresu Twojej firmy, na który będą przychodzić pisma z urzędów.

Czy więc można mieć firmę „od ręki”? Tak, choć realnie w pełni aktywną działalność masz zazwyczaj następnego dnia po złożeniu wniosku.

Warto też wiedzieć, że we wniosku podajesz datę rozpoczęcia działalności – możesz wskazać nawet dzień wsteczny (jeśli np. już coś sprzedawałeś) albo przyszły (jeśli dopiero planujesz ruszyć). To daje Ci pewną swobodę w planowaniu startu.

Co musisz wiedzieć przed założeniem działalności?

Działalność gospodarcza to nie tylko przychody i faktury. To też odpowiedzialność, obowiązki i kilka decyzji, które wpływają na Twoje finanse przez długie miesiące.

Czy w ogóle musisz się rejestrować?

Nie każda aktywność wymaga zakładania firmy. Jeśli dopiero testujesz pomysł, np. piszesz teksty lub naprawiasz rowery sąsiadom – i Twoje miesięczne przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia, możesz działać bez rejestracji. To tzw. działalność nierejestrowa. W 2025 roku limit wynosi 3499,50 zł miesięcznie. Od 2026 roku limit wyniesie 10 813,50 zł, ale naliczany jest kwartalnie a nie miesięcznie. Od 2026 roku, będzie to spore ułatwienie, bo można w jednym miesiącu zrobić 10 813,50 zł i nie musieć się martwić, że kwota została przekroczona.

Nie musisz wtedy płacić składek ZUS, prowadzić księgowości ani wypełniać wniosku CEIDG. To idealny sposób, żeby sprawdzić, czy pomysł na biznes ma sens, zanim wejdziesz w to „na poważnie”. Jeśli zaczynasz zarabiać więcej – wtedy już czas na rejestrację firmy.

Kto może prowadzić działalność w Polsce?

Własną firmę może mieć każda osoba pełnoletnia, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. Nie trzeba być obywatelem Polski – wystarczy mieć prawo pobytu, które pozwala na prowadzenie działalności (np. zezwolenie na pobyt stały albo rezydenta długoterminowego UE).

Osoby niepełnoletnie mogą działać tylko z pomocą rodziców lub opiekunów prawnych. Jeśli więc masz 17 lat i chcesz otworzyć np. sklep internetowy – da się, ale potrzebne są zgody.

Nazwa firmy

W CEIDG możesz zarejestrować tylko jedną jednoosobową działalność, ale pod nią możesz mieć kilka branż. Nazwa musi zawierać Twoje imię i nazwisko – np. „Jan Kowalski Fotografia” albo „Anna Nowak Studio Urody”.

Wiele osób dodaje do tego element rozpoznawczy – nazwę miejsca, pseudonim albo fantazyjny dopisek. Przykłady?

Katarzyna Maj – Biuro Rachunkowe Zielona Linia
Piotr Lis – AutoSerwis Wrocław
Ewa Nowak – Projekty Wnętrz „EWN”

Warto to dobrze przemyśleć, bo ta nazwa pojawi się na fakturach, umowach, stronie internetowej i w rejestrach publicznych.

Adres działalności

Wielu początkujących przedsiębiorców myśli, że muszą wynajmować lokal. Nic z tych rzeczy. Możesz prowadzić firmę z własnego mieszkania albo nawet bez stałego miejsca – jeśli np. świadczysz usługi mobilne (fryzjer, trener personalny, masażysta z dojazdem).

Masz obowiązek tylko zgłosić adres do doręczeń – miejsce, gdzie będziesz odbierać korespondencję. To może być nawet Twoje mieszkanie. Ważne, żebyś miał tytuł prawny do tego adresu, czyli np. prawo własności, najmu, dzierżawy albo użyczenia.

Kody PKD

Rejestrując firmę, musisz wybrać kody PKD, które określają rodzaj działalności. Jeden z nich jest główny (ten, z którego spodziewasz się największych przychodów), a reszta to kody dodatkowe.

Od PKD zależy m.in. forma opodatkowania, obowiązek posiadania kasy fiskalnej czy możliwość korzystania z ulg.

Przykład:

jeśli świadczysz usługi informatyczne – PKD 62.01.Z,
sprzedajesz ubrania online – PKD 47.91.Z,
wykonujesz masaże – PKD 96.04.Z.

Warto poświęcić chwilę, żeby dobrać je dokładnie – można wpisać ich wiele, więc nie ograniczaj się do jednego.

Pozwolenia i licencje

Większość firm nie potrzebuje żadnych pozwoleń. Jednak jeśli chcesz prowadzić np. transport osób, agencję ochrony, punkt apteczny albo kantor, musisz uzyskać koncesję, zezwolenie lub wpis do rejestru działalności regulowanej. To można zrobić dopiero po rejestracji firmy. Warto wcześniej sprawdzić, jakie warunki trzeba spełnić, by nie utknąć w połowie drogi.

Forma opodatkowania

Wybierasz spośród trzech opcji:

Skala podatkowa (12% i 32%) – dobra, jeśli masz mniejsze dochody lub planujesz korzystać z ulg i wspólnego rozliczania z małżonkiem.
Podatek liniowy (19%) – prostszy, ale bez ulg i odliczeń. Opłaca się przy wyższych dochodach.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – najprostszy, bo płacisz procent od przychodu (bez kosztów), ale nie każda działalność może z niego korzystać.

Nie da się wskazać jednej najlepszej formy – wszystko zależy od rodzaju usług i Twoich planów. Wielu początkujących wybiera skalę podatkową, żeby móc rozliczać się z ulg i dopiero po roku przechodzi na liniowy.

ZUS

Po zarejestrowaniu firmy ZUS automatycznie otrzyma informację, że zaczynasz działalność. Musisz tylko wskazać, z jakich ubezpieczeń będziesz korzystać.

Na start możesz skorzystać z kilku ulg:

Ulga na start – przez pierwsze 6 miesięcy nie płacisz składek społecznych (czyli emerytalnych, rentowych, wypadkowych).
Preferencyjny ZUS – przez kolejne 24 miesiące płacisz obniżone składki.
Dopiero po tym okresie przechodzisz na pełne stawki.

Jeśli chcesz, możesz też pozostać w KRUS, ale tylko w określonych przypadkach – dotyczy to głównie rolników, którzy prowadzą działalność dodatkową.

Rachunek bankowy

Teoretycznie możesz korzystać z prywatnego konta, jeśli jest tylko na Twoje nazwisko. Jednak jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT lub współpracujesz z firmami, które korzystają z „białej listy” podatników, lepiej założyć rachunek firmowy. Rachunki firmowe z promocjami znajdziesz na naszej stronie: Porównanie kont firmowych.

Dzięki temu łatwiej rozliczać podatki, prowadzić księgowość i unikać problemów z przelewami powyżej 15 tys. zł (transakcje gotówkowe między firmami powyżej tej kwoty są zabronione).

Pełnomocnik

Jeśli nie masz czasu lub chcesz, żeby ktoś załatwił formalności za Ciebie, możesz ustanowić pełnomocnika. Może to być np. księgowy, który będzie reprezentował Cię przed urzędem skarbowym. Jeśli wpiszesz go w CEIDG, nie musisz za każdym razem przynosić papierowego pełnomocnictwa – wszystko działa automatycznie.

Reasumując – zanim naciśniesz przycisk „złóż wniosek”, przygotuj wszystkie dane, wybierz formę opodatkowania, zdecyduj o nazwie i adresie. Dzięki temu cały proces pójdzie błyskawicznie.

Jak zarejestrować firmę online?

Zaczynasz od wejścia na Biznes.gov.pl – to oficjalny portal rządowy, który działa jak wirtualne „okienko” do wszystkich urzędów. Tam wypełniasz wniosek CEIDG-1, a system sam przesyła dane do ZUS, urzędu skarbowego i GUS. Wszystko odbywa się online.

Co będzie Ci potrzebne?

Zanim usiądziesz do formularza, przygotuj:

Dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania).
Nazwę firmy i skróconą nazwę.
Kod PKD główny i ewentualnie dodatkowe.
Datę rozpoczęcia działalności.
Numer rachunku bankowego (może być prywatny, ale lepiej firmowy).
Adres e-mail i dane do e-Doręczeń.
Informację o tym, czy będziesz płatnikiem VAT.

To wszystko wpiszesz w jednym formularzu. System przeprowadzi Cię przez kolejne etapy – pyta, dopowiada, automatycznie uzupełnia pola, jeśli coś już ma w bazie.

Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany – bez tego się nie uda. Żeby wniosek był ważny, trzeba go podpisać elektronicznie.

Masz dwie opcje:

Profil Zaufany – darmowy, wystarczy, że masz konto w banku obsługującym logowanie ePUAP. Można go założyć w kilka minut.
Podpis kwalifikowany – płatny, ale przydatny, jeśli często podpisujesz dokumenty online (np. umowy z kontrahentami).

Co dzieje się po złożeniu wniosku?

System przekazuje Twoje dane do:

ZUS – tam tworzony jest Twój profil płatnika składek.
Urzędu skarbowego – tam trafia informacja o formie opodatkowania i ewentualnym VAT.
GUS – nadaje numer REGON.

Jeśli nie masz jeszcze NIP-u, zostanie on nadany automatycznie – zwykle w ciągu jednego dnia roboczego. REGON może pojawić się po kilku dniach, ale nie musisz na niego czekać, żeby zacząć działać.

Jak sprawdzić, czy firma już działa?

Wystarczy wejść na stronę CEIDG.gov.pl i wpisać swoje imię, nazwisko lub NIP. Twój wpis pojawi się w publicznej bazie, a status zmieni się na „aktywna”. Dostaniesz też mail z potwierdzeniem rejestracji.

Od tego momentu możesz wystawiać faktury, podpisywać umowy i prowadzić działalność.

A co z e-Doręczeniami?

Nowość, która od 2025 roku staje się obowiązkowa. To elektroniczny adres Twojej firmy – taki „urządowy e-mail”. Na niego będą przychodzić pisma z urzędów, więc nie przegapisz żadnego ważnego terminu. Zakłada się go od razu podczas rejestracji firmy, a aktywacja trwa zazwyczaj kilka godzin.

Najczęstsze pytania początkujących przedsiębiorców

Czy mogę założyć firmę w weekend?
Tak. System działa całą dobę. Rejestrujesz się w sobotę, a wpis zostanie oficjalnie zatwierdzony w pierwszy dzień roboczy.

Czy mogę wskazać przyszłą datę rozpoczęcia działalności?
Tak. Możesz podać dowolny dzień – np. za tydzień, jeśli chcesz najpierw ogarnąć stronę, konto firmowe czy sprzęt.

Czy muszę mieć konto firmowe już przy rejestracji?
Nie, ale numer konta trzeba później uzupełnić w CEIDG. Lepiej zrobić to od razu, żeby uniknąć dopisków i aktualizacji.

Po rejestracji – co dalej?

Kiedy Twój wpis pojawi się w CEIDG, warto od razu:

Zgłosić się do biura rachunkowego (jeśli nie prowadzisz księgowości samodzielnie).
Założyć konto firmowe, jeśli planujesz współpracować z innymi firmami.
Sprawdzić, czy musisz rejestrować się do VAT (jeśli w 2025 roku przekroczysz 200 tys. zł rocznie, obowiązek staje się automatyczny). Od 2026 roku limit wynosi 240 tyś. zł rocznie.
Dodać firmę do „białej listy” podatników, jeśli jesteś płatnikiem VAT.

System CEIDG sam generuje formularze ZUS, NIP i REGON – Ty tylko uzupełniasz dane. Jeśli masz przygotowane wszystko wcześniej, założenie firmy zajmie Ci mniej niż godzinę.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy mogę zarejestrować firmę całkowicie online?
Tak, przez Biznes.gov.pl – wniosek CEIDG-1 trafia automatycznie do ZUS, US i GUS.

Ile czeka się na NIP i REGON po rejestracji?
NIP zwykle 1 dzień roboczy, REGON do 7 dni.

Kiedy muszę założyć e-Doręczenia?
Zakładający firmę od 2025 r. – podczas rejestracji; „stare” wpisy CEIDG – najpóźniej do 1.10.2026.

Czy w 2025 r. mogę działać bez rejestracji firmy?
Tak, jeśli miesięczny przychód nie przekroczy 3499,50 zł i spełniasz warunki działalności nierejestrowej.

Co zmieni się w działalności nierejestrowej od 2026 r.?
Limit będzie kwartalny – 10 813,50 zł (225% płacy minimalnej kwartalnie).

Jaki jest limit zwolnienia z VAT?
Do końca 2025 r. 200 000 zł; od 2026 r. 240 000 zł.

Czy muszę mieć konto firmowe przy rejestracji?
Nie, ale numer rachunku warto dodać do CEIDG; przy VAT i split payment praktyczne jest konto firmowe.

Czym podpiszę wniosek CEIDG online?
Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Czy mogę wskazać przyszłą datę startu?
Tak, możesz ustawić dowolny dzień rozpoczęcia działalności w przyszłości (albo – jeśli trzeba – wsteczny).

Czy rejestracja w weekend ma sens?
Możesz złożyć wniosek o każdej porze; wpis formalnie pojawi się w pierwszy dzień roboczy.