Zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego online plus wzór

Najem okazjonalny a urząd skarbowy

 

Wynajem mieszkania to dziś codzienność. Właściciel podpisuje umowę, najemca wprowadza się do lokalu i sprawa wydaje się zamknięta. W tle pojawia się jednak jeszcze jedna formalność – zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego. I tu zaczynają się wątpliwości. Kiedy zgłoszenie jest obowiązkowe? Czy zawsze trzeba to robić?

Zgodnie z art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów, właściciel ma 14 dni od rozpoczęcia najmu na zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego. Krótki termin. Co jeśli się o nim zapomni?

Dobra wiadomość jest taka, że dziś da się to zrobić bez wizyty w urzędzie. Formularz, kilka danych i gotowe. W artykule pokazujemy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, jak zrobić je online oraz jak wygląda przykładowy wzór zgłoszenia.

 

Zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego – najważniejsze informacje w skrócie

• Właściciel ma 14 dni od rozpoczęcia najmu na zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.
• Obowiązek wynika z art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów.
• Brak zgłoszenia sprawia, że umowa traci status najmu okazjonalnego, choć nadal obowiązuje.
• W takiej sytuacji nie można skorzystać z uproszczonej procedury eksmisji opartej na akcie notarialnym.
• Zgłoszenie można złożyć online przez e-Urząd Skarbowy na podatki.gov.pl jako pismo ogólne.
• Do zgłoszenia zwykle wystarczy kilka podstawowych danych właściciela i adres wynajmowanego lokalu.
• Najem okazjonalny można zawrzeć maksymalnie na 10 lat i tylko jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności w zakresie wynajmu.

 

Czy zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego jest obowiązkowe?

Wiele osób wynajmuje mieszkanie i zakłada, że sama umowa między stronami wystarcza. Papier podpisany, czynsz ustalony, klucze przekazane. Formalności zamknięte. Tylko że przy niektórych formach najmu pojawia się jeszcze urząd skarbowy. Kiedy dokładnie?

Obowiązek zgłoszenia dotyczy przede wszystkim najmu okazjonalnego. Wprost wynika to z art. 19b ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Właściciel musi zgłosić zawarcie takiej umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla swojego miejsca zamieszkania. Termin? 14 dni od rozpoczęcia najmu. Niby sporo czasu, ale wiele osób orientuje się dopiero później.

• "Art. 19b. 1. Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu"

Dlaczego ustawodawca wprowadził taki wymóg? Najem okazjonalny daje właścicielowi mocniejszą ochronę w razie problemów z lokatorem. Chodzi głównie o możliwość szybszego przeprowadzenia eksmisji na podstawie aktu notarialnego. I tu pojawia się ważny szczegół. Co jeśli zgłoszenia nie będzie?

Wtedy przepisy o najmie okazjonalnym po prostu nie działają. Tak wynika z art. 19b ust. 3 tej samej ustawy. Umowa nadal istnieje, ale właściciel traci szczególne mechanizmy ochrony przewidziane dla tej formy najmu. Czyli w razie sporu wraca się do zasad ogólnych.

• "W przypadku niedopełnienia obowiązku, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się przepisów art. 19c i art. 19d."

Przy zwykłej umowie najmu sytuacja wygląda inaczej. Samo podpisanie umowy nie musi być zgłaszane do urzędu skarbowego jako osobna czynność. Właściciel ma jednak obowiązek rozliczać przychody z najmu i płacić podatek.

 

Najem okazjonalny a najem tradycyjny – jakie są różnice?

Na pierwszy rzut oka obie umowy wyglądają podobnie. Właściciel udostępnia mieszkanie, najemca płaci czynsz i może z niego korzystać. Dokument bywa nawet bardzo podobny. Różnica pojawia się dopiero przy szczegółach. A te potrafią zmienić naprawdę dużo. Gdzie dokładnie?

Najem okazjonalny został opisany w art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów. Taka umowa może być zawarta tylko przez właściciela będącego osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności polegającej na wynajmowaniu mieszkań. I jeszcze jeden warunek – umowa musi być podpisana na czas określony, maksymalnie 10 lat. Tu celem jest większe zabezpieczenie właściciela.

• "Umową najmu okazjonalnego lokalu jest umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel, będący osobą fizyczną, nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat."

Największa różnica pojawia się przy dokumentach dołączanych do umowy. W przypadku najmu okazjonalnego potrzebne są dodatkowe oświadczenia. Bez nich taka forma najmu w ogóle nie powstaje.

Są to:

• Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym zgadza się na opróżnienie lokalu w razie zakończenia umowy.
• Wskazanie innego mieszkania, do którego najemca może się przenieść po ewentualnej eksmisji.
• Zgoda właściciela tego lokalu na przyjęcie najemcy w takiej sytuacji.

Ustawa:

• "Do umowy najmu okazjonalnego lokalu załącza się w szczególności:
  1) oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu, o którym mowa w art. 19d ust. 2;"
  2) wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu;
  3) oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, o którym mowa w pkt 2 lub ust. 3, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu; na żądanie wynajmującego załącza się oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym"

Po co aż tyle formalności? Chodzi o zabezpieczenie sytuacji, w której najemca przestaje płacić albo nie chce się wyprowadzić. W najmie okazjonalnym pojawia się akt notarialny z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji. Wynika to z art. 19a ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Dzięki temu po zakończeniu umowy właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności temu aktowi. Dopiero potem sprawa trafia do komornika i możliwe jest opróżnienie lokalu.

W najmie tradycyjnym takich zabezpieczeń nie ma. Umowa jest prostsza. Wystarczy pisemne porozumienie między stronami i ustalenie zasad korzystania z mieszkania. Brak aktu notarialnego i wskazania lokalu zastępczego. Mniej dokumentów, ale też znacznie słabsza pozycja właściciela, gdy pojawia się problem z lokatorem.

Jest jeszcze jedna kwestia. Dość techniczna, ale ważna. Przy najmie okazjonalnym właściciel musi zgłosić zawarcie umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Taki obowiązek wynika z art. 19b ust. 1 ustawy. Co się stanie, jeśli ktoś o tym zapomni? Wtedy przepisy o najmie okazjonalnym nie będą miały zastosowania. I właśnie tu wiele osób zaczyna szukać informacji, jak takie zgłoszenie zrobić online.

 

Jak zgłosić umowę najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego online?

Jeszcze kilka lat temu taka formalność zwykle oznaczała wizytę w urzędzie. Wniosek, okienko, czasem kolejka. Dziś wygląda to inaczej. Zgłoszenie można wysłać przez internet. Gdzie dokładnie?

Korzysta się z e-Urzędu Skarbowego dostępnego na stronie podatki.gov.pl. Po zalogowaniu profilem zaufanym, bankowością elektroniczną albo e-dowodem można złożyć pismo ogólne do urzędu skarbowego. Właśnie w ten sposób wielu właścicieli zgłasza zawarcie najmu okazjonalnego. Czy trzeba specjalny formularz?

Nie ma jednego urzędowego druku przeznaczonego wyłącznie do tego zgłoszenia. Urzędy często udostępniają własne wzory, ale samo zgłoszenie może mieć formę krótkiej informacji skierowanej do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania właściciela. Kilka danych wystarczy.

 

Jakie dane są potrzebne przy zgłoszeniu umowy najmu online?

W zgłoszeniu zwykle podaje się najważniejsze informacje dotyczące właściciela oraz samej umowy, między innymi:

• Imię i nazwisko właściciela lokalu.
• PESEL lub NIP właściciela.
• Adres zamieszkania właściciela.
• Telefon kontaktowy – często pojawia się w formularzach urzędowych.
• Adres wynajmowanego lokalu.
• Datę zawarcia umowy najmu okazjonalnego.
• Datę rozpoczęcia najmu.

Czasem pojawia się też informacja o współwłaścicielu lub małżonku, jeśli lokal należy do obojga. W zgłoszeniu można również wskazać, czy do pisma dołączona jest kopia umowy najmu okazjonalnego. Nie zawsze jest to wymagane, ale wiele osób ją dołącza. Dla spokoju.

Na końcu pozostaje jeszcze podpis i data sporządzenia zgłoszenia. Niby drobiazg, a jednak ważny element dokumentu.

Po wysłaniu pisma system generuje urzędowe potwierdzenie złożenia dokumentu. Warto je zapisać. Po co? Zgodnie z art. 19b ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów najemca może poprosić właściciela o pokazanie potwierdzenia zgłoszenia umowy. W takiej sytuacji taki dokument rozwiązuje sprawę od ręki.

 

Wzór zgłoszenia umowy najmu do urzędu skarbowego

Samo zgłoszenie nie musi mieć zawiłej formy. W wielu urzędach skarbowych stosuje się prosty wzór pisma zawierający podstawowe dane właściciela i informacje o umowie najmu okazjonalnego. Co dokładnie powinno się w nim znaleźć? O tym pisaliśmy powyżej.

Na dole artykułu daliśmy link do wzoru umowy najmu do urzędu skarbowego sporządzony przez Drugi Urząd Skarbowy w Szczecinie. Link należy skopiować ręcznie. Nie dajemy linku bezpośredniego, bo jeśli urząd skasuje wzór, to link prowadziłby do strony z błędem 404 czyli nieistniejącej.

Poniżej przykład prostego wzoru zgłoszenia, który można wysłać do urzędu skarbowego lub wykorzystać przy zgłoszeniu online.

 

Zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu

Naczelnik Urzędu Skarbowego w ....................................................

Dane właściciela lokalu

Imię i nazwisko: ....................................................
PESEL / NIP: ....................................................
Telefon kontaktowy: ....................................................

Adres zamieszkania:
Ulica .................................................... nr domu .......... nr lokalu ..........
Kod pocztowy .................... miejscowość ....................................................

(jeżeli lokal ma współwłaściciela lub małżonka)
Imię i nazwisko: ....................................................
PESEL / NIP: ....................................................

Treść zgłoszenia

Zgłaszam zawarcie w dniu .................................................... umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego położonego w:

miejscowość ....................................................
ulica .................................................... nr lokalu ............

Data rozpoczęcia najmu pod wskazanym adresem: ....................................................

Do zgłoszenia dołączam kopię umowy najmu okazjonalnego. <- to zdanie dajesz jeśli dołączasz umowę.

 

Data sporządzenia zgłoszenia: ....................................................

Podpis właściciela lokalu / pełnomocnika: ....................................................

 

Taki dokument można wysłać elektronicznie jako pismo do urzędu skarbowego albo złożyć osobiście. Najważniejsze, żeby zgłoszenie trafiło do właściwego urzędu w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów.

 

Co grozi za brak zgłoszenia umowy najmu do urzędu skarbowego?

Wielu właścicieli mieszkań zakłada, że brak zgłoszenia to tylko drobna formalność. Umowa przecież istnieje. Najemca mieszka w lokalu, czynsz jest płacony. Problem pojawia się dopiero w sytuacji sporu. I wtedy znaczenie ma jeden szczegół. Czy zgłoszenie zostało złożone?

W przypadku najmu okazjonalnego obowiązek ten wynika wprost z art. 19b ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Właściciel ma 14 dni od rozpoczęcia najmu, aby poinformować o zawarciu umowy właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Brak zgłoszenia może mieć konkretne konsekwencje.

Najważniejsza z nich dotyczy ochrony właściciela. Co się dzieje, jeśli zgłoszenie nie zostało złożone? Zgodnie z art. 19b ust. 3 ustawy, w takiej sytuacji nie stosuje się przepisów dotyczących najmu okazjonalnego. Innymi słowy – umowa nadal istnieje, ale traci swój szczególny charakter.

Oznacza to kilka istotnych rzeczy:

• Brak możliwości skorzystania z uproszczonej procedury eksmisji wynikającej z aktu notarialnego.
• Powrót do zasad zwykłego najmu, które dają najemcy znacznie większą ochronę.
• Dłuższe postępowanie sądowe, jeśli pojawi się problem z opuszczeniem mieszkania.

Dlaczego ustawodawca wprowadził taki mechanizm? Celem jest, aby najem okazjonalny był formalnie potwierdzony i zgłoszony do urzędu. Bez tego system zabezpieczeń przewidziany w ustawie po prostu nie działa. Właśnie dlatego wielu właścicieli traktuje zgłoszenie jako jeden z ważniejszych etapów całej procedury. Krótki dokument wysłany w odpowiednim terminie pozwala zachować wszystkie uprawnienia wynikające z umowy najmu okazjonalnego.

Warto jednak podkreślić jeszcze jedną rzecz. Brak zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego nie wiąże się z karą finansową. Przepisy nie przewidują grzywny ani innej sankcji pieniężnej za samo niedopełnienie tego obowiązku. Konsekwencją jest wyłącznie utrata szczególnych uprawnień wynikających z najmu okazjonalnego. Oznacza to, że umowa działa dalej, ale właściciel nie może skorzystać z uproszczonej procedury eksmisji i musi stosować zasady obowiązujące przy zwykłym najmie.

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego jest obowiązkowe?
Tak. Właściciel musi zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Ile czasu jest na zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego?
Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu lokalu przez najemcę.

Czy zwykłą umowę najmu trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?
Nie. Przy tradycyjnym najmie nie zgłasza się samej umowy, ale trzeba rozliczać przychody z najmu i płacić podatek.

Co się stanie, jeśli właściciel nie zgłosi najmu okazjonalnego?
Umowa nadal obowiązuje, ale nie stosuje się przepisów o najmie okazjonalnym, w tym uproszczonej procedury eksmisji.

Czy zgłoszenie najmu okazjonalnego można zrobić przez internet?
Tak. Najczęściej robi się to przez e-Urząd Skarbowy jako pismo ogólne po zalogowaniu profilem zaufanym lub bankowością elektroniczną.

Czy trzeba dołączyć umowę najmu okazjonalnego do zgłoszenia?
Nie zawsze jest to wymagane, ale wiele osób dołącza kopię umowy dla potwierdzenia danych.

Jakie dane trzeba podać przy zgłoszeniu najmu okazjonalnego?
Najczęściej podaje się imię i nazwisko właściciela, PESEL lub NIP, adres lokalu, datę zawarcia umowy oraz datę rozpoczęcia najmu.

Czy najemca może poprosić o potwierdzenie zgłoszenia?
Tak. Najemca ma prawo poprosić właściciela o okazanie potwierdzenia zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

 

Źródło:

^{https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20010710733
https://www.zachodniopomorskie.kas.gov.pl/documents/3554900/7672975/Zgloszenie+najmu+okazjonalnego}