Jaka jest odpowiedzialność finansowa pracownika za błędy?

Obowiązki i prawa na podstawie Kodeksu pracy

 

Zrobiłeś błąd w pracy, przez który firma straciła pieniądze i zastanawiasz się, co teraz? Na szczęście Kodeks pracy jasno reguluje takie sytuacje. I co najważniejsze – nie jest tak, że od razu musisz płacić miliony. Prawo przewiduje ograniczenie: wysokość odszkodowania nie może przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia, jakie przysługiwało Ci w dniu wyrządzenia szkody. A co, jeśli zniszczysz coś materialnego – komputer, telefon, narzędzie? Spokojnie, także i tutaj przepisy mają swoje zasady, które chronią pracownika przed nadmierną odpowiedzialnością.

 

Najważniejsze informacje

• Limit odpowiedzialności za nieumyślne szkody: maksymalnie 3-miesięczne wynagrodzenie z dnia wyrządzenia szkody (art. 119).
• Odpowiedzialność powstaje, gdy jest Twoja wina i normalny związek przyczynowy ze szkodą (art. 114-115).
• Ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy: musi wykazać winę, szkodę i jej wysokość (art. 116).
• Za szkody osób trzecich odpowiada najpierw pracodawca; z pracownikiem rozlicza się później (art. 120).
• Pełna odpowiedzialność bez limitu przy winie umyślnej - gdy działasz z premedytacją (art. 122).
• Mienie powierzone (kasa, narzędzia, sprzęt): co do zasady pełna odpowiedzialność, chyba że wykażesz przyczyny od Ciebie niezależne (art. 124-125).

 

Na czym polega odpowiedzialność finansowa pracownika?

Podstawą jest art. 114 Kodeksu pracy. Mówi on, że pracownik odpowiada materialnie wtedy, gdy z własnej winy nie wykonał albo źle wykonał swoje obowiązki, a przez to wyrządził szkodę pracodawcy. Ważne - nie wystarczy, że firma straciła pieniądze. Musi być jeszcze Twoja wina.

Co to oznacza w praktyce? Jeśli sprzęt się popsuł, bo był już stary i nikt go nie serwisował, a Ty tylko na nim pracowałeś - to nie Twoja odpowiedzialność. Jeżeli jednak nie dopilnowałeś ważnej procedury i w efekcie klient się wycofał, wtedy firma może dochodzić od Ciebie odszkodowania.

Art. 115 precyzuje, że odpowiadasz wyłącznie za rzeczywistą stratę i tylko za takie skutki, które są normalnym następstwem Twojego działania lub zaniechania. Prosty przykład: spóźniłeś się z wysyłką raportu o godzinę. Pracodawca nie może żądać od Ciebie miliona złotych, bo kontrahent uznał to za powód zerwania umowy. Musi być logiczny związek przyczynowy.

Kto ma to udowodnić? Tu wchodzi art. 116 - ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy. To on ma obowiązek pokazać, że:

• po pierwsze - faktycznie wyrządziłeś szkodę,
• po drugie - była to Twoja wina,
• po trzecie - szkoda ma określoną wysokość.

Ty możesz się bronić, ale formalnie to pracodawca musi zebrać dowody.

Są też istotne ograniczenia. Art. 117 mówi, że pracownik nie odpowiada za szkody w takim zakresie, w jakim do ich powstania przyczynił się pracodawca lub inne osoby. Co więcej - nie ponosisz odpowiedzialności za ryzyko związane z działalnością gospodarczą. Czyli jeżeli np. klient nie zapłacił faktury, bo firma źle oceniła jego wiarygodność, nie ma mowy, by obciążyć tym pracownika.

A co, jeśli szkoda powstaje przez kilka osób? Zasady opisuje art. 118. W takiej sytuacji każdy odpowiada za część szkody – proporcjonalnie do swojego udziału w winie. Jeżeli jednak nie da się ustalić, kto zawinił bardziej, wszyscy ponoszą odpowiedzialność w równych częściach.

Mini pytania i odpowiedzi, żeby to uprościć

• Czy odpowiadam za każdą stratę firmy?
  Nie. Musi być Twoja wina i normalny związek przyczynowy między Twoim działaniem a szkodą.
• Kto musi udowodnić moją winę?
  Pracodawca. To na nim ciąży ciężar dowodu.
• A co, jeśli część winy leży po stronie pracodawcy?
  Wtedy Twoja odpowiedzialność jest ograniczona.
• Czy odpowiadam za błędy kolegów z zespołu?
  Tylko w takim zakresie, w jakim da się wykazać Twoje współuczestnictwo w powstaniu szkody. Gdy nie można ustalić stopnia winy - dzieli się po równo.

 

Kiedy pracownik płaci za wyrządzone szkody?

Ile mogę stracić? I tu prawo daje Ci jasną granicę. Zgodnie z art. 119 Kodeksu pracy, odszkodowanie nie może przekroczyć wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego w dniu wyrządzenia szkody. Nawet jeśli strata firmy jest większa - pracodawca nie może żądać od Ciebie więcej. To duża ochrona, bo wyobraź sobie, że pomyłka księgowa kosztowała firmę 200 tys. zł. Ty zarabiasz 5 tys. zł brutto - więc maksymalna odpowiedzialność wyniesie 15 tys. zł.

To ograniczenie dotyczy sytuacji, gdy szkoda powstała nieumyślnie. Jeżeli zrobiłeś coś specjalnie, z premedytacją (art. 122), np. celowo uszkodziłeś sprzęt czy świadomie działałeś na szkodę firmy - wtedy odpowiadasz w pełnej wysokości. Bez limitów.

A co z sytuacjami, kiedy szkoda dotyczy osób trzecich? Tu wchodzi art. 120. Pracownik, wykonując swoje obowiązki, wyrządził szkodę np. klientowi - kto odpowiada? Zgodnie z przepisem: pracodawca. To on musi naprawić szkodę wobec osoby trzeciej. Dopiero później może dochodzić roszczeń wobec pracownika, ale znów - na zasadach z Kodeksu pracy. Czyli z limitem trzech pensji, chyba że szkoda była umyślna.

Istnieje jeszcze możliwość ugody (art. 121). Jeżeli Ty i pracodawca dogadacie się co do naprawienia szkody, kwota może zostać obniżona, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności - m.in. Twój stosunek do pracy czy stopień winy. Ugodę można zawrzeć między sobą albo w sądzie pracy. Co ważne - sąd może też obniżyć odszkodowanie, jeśli uzna, że w danej sytuacji tak będzie sprawiedliwie.

Dla jasności, krótkie przykłady odpowiedzialności pracownika

• Pomyliłeś się w dokumentach i firma zapłaciła karę 50 tys. zł.
  Twoje zarobki to 4 tys. zł brutto. Odpowiadasz maksymalnie do 12 tys. zł.
• Przypadkowo stłukłeś monitor biurowy.
  Wartość sprzętu - 2 tys. zł. Tutaj możesz odpowiadać w całości, ale kwota nie przekroczy limitu trzech pensji.
• Celowo usunąłeś ważne pliki z serwera.
  Szkoda to 100 tys. zł. Jeśli pracodawca udowodni, że zrobiłeś to umyślnie - możesz odpowiadać za pełną kwotę.

Mini pytania i odpowiedzi

• Czy zawsze odpowiadam tylko do trzech pensji?
  Nie. Jeśli szkoda była umyślna - płacisz pełną kwotę.
• Czy pracodawca może mnie obciążyć kosztami naprawy szkody klienta?
  Tak, ale najpierw sam musi naprawić szkodę wobec klienta. Ty odpowiadasz wobec pracodawcy.
• Czy mogę negocjować wysokość odszkodowania?
  Tak. Prawo dopuszcza ugodę i obniżenie kwoty w zależności od okoliczności.

 

Granice odpowiedzialności - do jakiej wysokości odszkodowanie dla pracodawcy

To właśnie tu widać, jak bardzo przepisy chronią pracownika. W teorii można by się bać, że jeden błąd zrujnuje Ci życie finansowe, ale w praktyce Kodeks pracy stawia wyraźne granice.

Pierwsza i najważniejsza zasada to ta z art. 119 - w przypadku szkody nieumyślnej odszkodowanie nie może przekroczyć równowartości trzymiesięcznego wynagrodzenia z dnia wyrządzenia szkody. Mówimy o wynagrodzeniu przysługującym, a więc takim, jakie rzeczywiście miałeś zapisane w umowie, a nie np. premiowym wyniku miesiąca.

Jednak przepisy przewidują także sytuacje szczególne - odpowiedzialność za mienie powierzone. Tu w grę wchodzą art. 124-127. Jeśli powierzono Ci pieniądze, papiery wartościowe, kosztowności, narzędzia, odzież ochronną czy inny sprzęt służbowy z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się - odpowiadasz w pełnej wysokości. Limit trzech pensji nie działa. Dlaczego? Bo przyjęcie odpowiedzialności za powierzone mienie to coś więcej. Pracownik ma realny wpływ na to, czy dana rzecz zostanie zabezpieczona i zwrócona.

Przykłady z życia czyli za co odpowiada pracownik

• Kasjer w sklepie - dostaje do rozliczenia kasę z gotówką. Jeśli w wyniku zaniedbań zabraknie części pieniędzy, odpowiada za pełną kwotę brakującą w kasie.
• Magazynier - powierzono mu narzędzia albo towar na stanie. Jeśli zaginą, a on nie wykaże, że zabezpieczył je zgodnie z zasadami, może odpowiadać w całości.
• Kierownik działu - podpisał umowę o współodpowiedzialności za wspólny magazyn. W razie szkody wszyscy podpisani pracownicy ponoszą odpowiedzialność proporcjonalnie do umowy (art. 125).

Jednocześnie - i to jest dobra wiadomość - pracownik może się uwolnić od tej pełnej odpowiedzialności, jeśli udowodni, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124 §3). Np. magazyn został okradziony, bo pracodawca nie zapewnił odpowiedniego systemu zabezpieczeń. W takiej sytuacji odpowiedzialność spada z pracownika.

Są też przepisy dotyczące współodpowiedzialności. Gdy kilku pracowników razem przyjmuje odpowiedzialność za mienie (na podstawie umowy), a potem coś ginie, odpowiadają według tego, jak zapisano w kontrakcie (art. 125). Co ważne - jeśli uda się udowodnić, że winny był jeden konkretny pracownik, tylko on pokrywa stratę.

Wreszcie art. 126-127 przewidują, że Rada Ministrów może w drodze rozporządzeń określać szczegółowe zasady stosowania odpowiedzialności za powierzone mienie i ewentualnie ją ograniczać.

Mini pytania i odpowiedzi dla jasności

• Czy zawsze obowiązuje limit trzech pensji?
  Nie. Ten limit dotyczy szkód nieumyślnych, ale nie mienia powierzonego.
• Czy odpowiadam w pełni za kasę, jeśli ktoś mnie okradł?
  Nie, jeśli udowodnisz, że to nie Twoja wina i pracodawca nie zapewnił warunków bezpieczeństwa.
• A jeśli razem z innymi pracownikami przyjęliśmy odpowiedzialność za magazyn?
  Wtedy obowiązuje współodpowiedzialność – zwykle proporcjonalnie do zapisów w umowie.
• Czy pracodawca zawsze może żądać pełnej kwoty?
  Nie. W wielu przypadkach sąd albo ugoda mogą tę kwotę obniżyć.

 

Przykłady z życia - odpowiedzialność finansowa pracownika i pracodawcy

Przepisy przepisami, ale najlepiej rozumie się je przez konkretne historie. To właśnie one pokazują, gdzie kończy się odpowiedzialność pracownika, a zaczyna odpowiedzialność pracodawcy.

Wyobraź sobie kasjera w sklepie spożywczym. Pod koniec dnia w kasie brakuje 600 zł. Pytanie: czy pracodawca może żądać od niego całej kwoty? Tak - ale tylko wtedy, gdy kasa została powierzona z obowiązkiem rozliczenia się (art. 124). W takiej sytuacji pracownik odpowiada w pełnej wysokości. Jeżeli jednak system kasowy miał błędy, a obsługa nie była przeszkolona - można się bronić, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych.

Inny przykład - kierowca dostawczy. W czasie rozładunku uszkodził towar wart 10 tys. zł. Jego miesięczne wynagrodzenie to 4 tys. zł brutto. Ile zapłaci? Zgodnie z art. 119, maksymalnie 12 tys. zł - ale w praktyce cała szkoda mieści się w tym limicie, więc odpowiada do pełnej kwoty. Gdyby jednak uszkodzony towar był wart 50 tys. zł, kierowca i tak odpowiadałby tylko do 12 tys. zł.

A co, jeśli pracownik zrobił coś specjalnie? Wyobraź sobie informatyka, który z zemsty skasował bazę klientów. Straty - kilkaset tysięcy złotych. W takim przypadku wchodzi art. 122 - umyślna szkoda. Tu limit nie obowiązuje, więc odpowiada za pełną wysokość.

Jeszcze inny scenariusz - zespół magazynierów. Mają wspólną umowę o odpowiedzialności materialnej za towar. Po inwentaryzacji okazuje się, że brakuje towaru o wartości 20 tys. zł. Jeśli nie da się ustalić, kto dokładnie zawinił, kwota dzieli się między wszystkich według zasad ustalonych w umowie (art. 125).

A co z klientami? Wyobraź sobie, że pracownik banku przez nieuwagę źle przelał środki i klient poniósł stratę. Zgodnie z art. 120, to bank - czyli pracodawca - odpowiada wobec klienta. Dopiero później może dochodzić od pracownika odszkodowania, oczywiście z limitem trzech pensji, chyba że szkoda była umyślna.

Takie przykłady pokazują, że nie każda pomyłka kończy się katastrofą finansową dla pracownika. Prawo balansuje interesy obu stron - firmy i zatrudnionego.

Mini pytania i odpowiedzi z przykładami

• Czy mogę stracić cały majątek przez błąd w pracy?
  Nie, jeśli szkoda była nieumyślna. Limit to trzymiesięczne wynagrodzenie.
• Czy odpowiedzialność zespołowa oznacza, że płacę za błędy innych?
  Tylko wtedy, gdy podpisałeś umowę o wspólnej odpowiedzialności i nie da się ustalić winnego.
• Czy firma zawsze może dochodzić ode mnie pieniędzy, jeśli klient poniósł stratę?
  Nie bezpośrednio. Najpierw pracodawca naprawia szkodę wobec klienta, a dopiero potem rozlicza się z Tobą na zasadach kodeksowych.

 

Jak uniknąć odpowiedzialności finansowej i chronić swoje finanse w pracy?

Teoretycznie przepisy chronią pracownika - limit trzech pensji, zasada winy, odpowiedzialność pracodawcy wobec osób trzecich. Ale w praktyce nikt nie chce w ogóle testować tych granic na własnej skórze. Co możesz zrobić, żeby zmniejszyć ryzyko?

Po pierwsze - dokumentuj. Wiele sporów rozbija się o to, kto co zrobił i w jakich warunkach. Dlatego zawsze warto zostawiać ślad: mail, notatkę w systemie, raport przekazania sprzętu. W razie problemów to Ty pokażesz, że działałeś zgodnie z procedurą.

Po drugie - pytaj o zasady powierzania mienia. Jeśli dostajesz do dyspozycji kasę, sprzęt czy samochód, powinieneś mieć to na piśmie. To właśnie umowa o powierzeniu mienia jest punktem wyjścia do ewentualnej odpowiedzialności. Brak formalnego powierzenia daje Ci silną linię obrony.

Po trzecie - nie bój się ugody. Artykuł 121 przewiduje możliwość obniżenia odszkodowania w drodze porozumienia. Jeśli przyznajesz się do błędu, ale kwota jest wysoka, warto rozmawiać o ugodzie - także w sądzie pracy. To rozwiązanie mniej bolesne finansowo i często szybsze.

Po czwarte - dbaj o procedury i szkolenia. Masz prawo do jasnych zasad i przeszkolenia stanowiskowego. Jeśli firma tego nie zapewnia, a przez to doszło do szkody, nie ponosisz pełnej odpowiedzialności (art. 117 i 124 §3). Pracodawca musi stworzyć warunki, które umożliwiają Ci prawidłowe wykonywanie obowiązków.

Po piąte - zwracaj uwagę na wspólne umowy o odpowiedzialności. W wielu branżach, np. w magazynach, praktykuje się podpisywanie umów o współodpowiedzialności materialnej (art. 125). Zastanów się dwa razy, zanim podpiszesz - bo później możesz odpowiadać także za cudze błędy.

Po szóste - miej świadomość różnicy między winą nieumyślną a umyślną. Nieumyślna pomyłka daje Ci limit trzech pensji. Ale jeśli udowodnią, że działałeś z premedytacją, nie ma żadnych limitów (art. 122).

Mini pytania i odpowiedzi o odpowiedzialności

• Czy zawsze muszę podpisywać umowę o współodpowiedzialności?
  Nie. To dobrowolne, choć czasem w praktyce bywa sugerowane.
• Czy mogę odmówić przyjęcia mienia powierzonego?
  Tak, ale może się to wiązać z konsekwencjami dla dalszej współpracy - ważne, by znać swoje prawa i ryzyko.
• Co robić, gdy pracodawca próbuje obciążyć mnie za coś, co nie było moją winą?
  Od razu proś o wskazanie podstawy prawnej i dokumentów. Możesz też odwołać się do sądu pracy - przepisy są po Twojej stronie.
• Czy naprawdę mogę spać spokojniej, wiedząc o limicie trzech pensji?
  Tak, bo to podstawowa ochrona pracownika. Najważniejsze, żeby unikać działań umyślnych, bo wtedy limit znika.

 

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Czy firma może żądać więcej niż trzy pensje za błąd nieumyślny?
Nie - limit wynosi równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia z dnia wyrządzenia szkody (art. 119).

Kto musi udowodnić moją winę i wysokość szkody?
Pracodawca - to na nim ciąży ciężar dowodu (art. 116).

Czy odpowiadam za stratę, jeśli pracodawca też zawinił?
Twoja odpowiedzialność jest ograniczona o stopień przyczynienia się pracodawcy lub innych osób (art. 117).

A jeśli kilka osób popełniło błąd?
Odpowiadacie proporcjonalnie do winy; gdy nie da się jej ustalić - w częściach równych (art. 118).

Czy za szkodę klienta odpowiadam bezpośrednio?
Nie - najpierw odpowiada pracodawca wobec osoby trzeciej, potem rozlicza się z Tobą (art. 120).

Kiedy odpowiadam w pełnej wysokości?
Przy szkodzie umyślnej oraz co do zasady przy mieniu powierzonym, chyba że wykażesz przyczyny od Ciebie niezależne (art. 122, 124).

Czy muszę podpisywać współodpowiedzialność za magazyn?
To umowa - jej podpisanie oznacza współodpowiedzialność według ustaleń; warto znać ryzyka (art. 125).

Czy ugoda może obniżyć kwotę odszkodowania?
Tak - zarówno ugoda między stronami, jak i sąd pracy mogą obniżyć kwotę, biorąc pod uwagę okoliczności (art. 121).

 

Źródła

^{https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf}

 

Zapraszamy również do zapoznania się z naszymi pozostałymi artykułami:

• Porównanie kredytów gotówkowych
• Porównanie lokat bankowych i pozabankowych
• O co pytać na rozmowie o pracę? Poradnik
• Co powiedzieć o sobie na rozmowie kwalifikacyjnej
• Revolut i wpłata w bankomacie / wpłatomacie Euronet