Praca zdalna i hybrydowa - przepisy które warto znać

Szczegóły: Autor: Sebastian - Prombank; Kategoria: Praca

Spis treści

Praca zdalna i hybrydowa a kodeks pracy

Praca zdalna w Polsce stała się tematem numer jeden w wielu firmach. Najpierw była traktowana jako nagła konieczność, potem jako wygoda, a dziś ... to już uregulowany element Kodeksu pracy. W 2023 roku uchylono przepisy o telepracy. Co powstało w ich miejsce? Praca zdalna, która dotyczy zarówno Ciebie jako pracownika, jak i Twojego pracodawcy. Oczywiście przepisy wciąż się zmieniają, ale to właśnie 2023 był rokiem początkowym.

Co ważne - przepisy nie ograniczają się tylko do tego, że możesz pracować z domu. Regulują też kwestie bezpieczeństwa, narzędzi, a nawet sytuacje rodzinne, np. gdy masz małe dziecko.

Najważniejsze punkty

Praca zdalna uregulowana jest w Rozdziale IIc Kodeksu pracy (art. 67¹⁸-67³⁴).
Hybryda to praca zdalna częściowa - brak osobnych przepisów, opiera się na art. 67¹⁸.
Rodzice dzieci do lat 4 mają prawo do pracy zdalnej - wniosek pracownika jest wiążący (art. 67¹⁹ § 6).
Pracodawca musi pokrywać koszty energii i internetu oraz zapewnić narzędzia pracy (art. 67²⁴).
Praca zdalna okazjonalna przysługuje maks. 24 dni w roku, na wniosek pracownika (art. 67³³).
Zwroty kosztów i ekwiwalenty za pracę zdalną nie są opodatkowane (art. 67²⁵).
Pracodawca może kontrolować pracę zdalną, ale z poszanowaniem prywatności pracownika (art. 67²⁸).

Co to jest praca zdalna i hybrydowa?

Na początek trzeba uporządkować pojęcia. Art. 67¹⁸ mówi wyraźnie co to jest praca zdalna i hybrydowa. Natomiast praca hybryda nie ma osobnych przepisów - jest po prostu formą pracy zdalnej wykonywanej kilka dni w tygodniu. Wygląda to tak: część obowiązków robisz w siedzibie firmy, a część w domu. Czyli:

Praca zdalna - to wykonywanie obowiązków całkowicie poza siedzibą firmy. Najczęściej w domu, ale może to być też dowolne pomieszczenie np. domek w górach (oczywiście jeśli masz tam internet). Ważne, że Twoje zadania wykonujesz na odległość.

Praca hybrydowa - tutaj część obowiązków robisz w firmie, a część w domu. Typowy układ to np. trzy dni w biurze, dwa w trybie zdalnym. Dzięki temu możesz łączyć korzyści obu światów - kontakt z zespołem i swobodę w organizowaniu własnego czasu.

Czy praca hybrydowa ma inne przepisy niż w pełni zdalna? Nie - w Kodeksie pracy nie znajdziesz odrębnych regulacji. Hybryda to po prostu praca zdalna częściowa, mieszcząca się w tej samej definicji (art. 67¹⁸). Różnice pojawiają się jedynie w praktyce - w regulaminie firmy można określić np. ile dni spędzasz w biurze, a ile w domu.

Przykład? Wyobraź sobie, że pracujesz w dziale marketingu. W poniedziałki i środy spotykasz się z zespołem w biurze, żeby omówić strategię i kampanie. Resztę tygodnia spędzasz w domu, projektując grafiki i pisząc teksty. Twoje prawa i obowiązki są takie same, ale firma może np. inaczej określić zasady rozliczania kosztów energii czy internetu.

Najważniejsze przepisy o pracy zdalnej

Od 7 kwietnia 2023 roku praca zdalna w Polsce ma swoje wyraźne miejsce w Kodeksie pracy. Nie ma już telepracy - w jej miejsce weszła właśnie praca zdalna, ujęta w Rozdziale IIc Kodeksu pracy. To zestaw zasad, które wpływają na codzienność tysięcy osób. I warto znać je dobrze, żeby wiedzieć, na co możesz liczyć.

Definicja i uzgadnianie pracy zdalnej

Zacznijmy od podstaw. Art. 67¹⁸ podaje definicję - praca zdalna to wykonywanie obowiązków całkowicie albo częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę. Najczęściej jest to dom, ale równie dobrze może to być inne miejsce z odpowiednimi warunkami. Ważne, by pracodawca wiedział i wyraził zgodę.

Co istotne, uzgodnienia mogą nastąpić:

przy podpisywaniu umowy o pracę, albo
w trakcie zatrudnienia (art. 67¹⁹ § 1).

Czyli możesz od początku ustalić tryb pracy zdalnej, a możesz też negocjować go później - np. po kilku miesiącach pracy.

Polecenie pracy zdalnej - kiedy pracodawca może Cię "wysłać" do domu?

Nie zawsze chodzi tylko o dobrowolne uzgodnienia. Art. 67¹⁹ § 3 daje pracodawcy prawo do wydania polecenia pracy zdalnej w szczególnych sytuacjach. Jakich?

W czasie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii (i jeszcze przez 3 miesiące po ich odwołaniu).
Gdy zapewnienie bezpiecznych warunków w miejscu pracy jest niemożliwe z powodu siły wyższej (np. pożar biura, zalanie serwerowni).

Warunek? Musisz oświadczyć, że masz w domu (lub gdzie indziej) warunki techniczne i lokalowe do pracy.

A co, jeśli pracodawca nagle zmieni zdanie? Może cofnąć polecenie pracy zdalnej, ale musi dać Ci minimum dwa dni uprzedzenia (art. 67¹⁹ § 4).

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

To ważny punkt - art. 67¹⁹ § 6 nakłada obowiązek na pracodawcę, by uwzględnił wniosek niektórych grup pracowników. Chodzi m.in. o:

Pracownice w ciąży.
Rodziców dzieci do 4. roku życia.
Osoby opiekujące się niepełnosprawnym członkiem rodziny,
Pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności w rodzinie.
Pracowników wychowujących dzieci z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego.

Tutaj pracodawca nie ma dużego pola manewru - jeśli nie zgodzi się na pracę zdalną, musi w ciągu 7 dni wyjaśnić pisemnie, dlaczego organizacja pracy mu na to nie pozwala.

Zasady pracy zdalnej - porozumienie albo regulamin

Art. 67²⁰ mówi wprost: zasady pracy zdalnej powinny być określone w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo w regulaminie. Jeśli w firmie nie ma związków - konsultacje prowadzi się z przedstawicielami pracowników. A co, jeśli nie ma ani jednego, ani drugiego? Wtedy wystarczy porozumienie z konkretnym pracownikiem.

Co takie regulacje muszą obejmować?

Grupy pracowników objętych pracą zdalną.
Zasady pokrywania kosztów energii i internetu.
Sposób ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu.
Metody komunikacji i potwierdzania obecności w pracy.
Zasady kontroli - i tej dotyczącej jakości pracy, i tej związanej z bezpieczeństwem danych.
Kwestie techniczne: instalacja oprogramowania, serwis sprzętu, aktualizacje.

Czyli to nie tylko "możesz pracować z domu", ale cały zestaw reguł, które mają zapewnić porządek i bezpieczeństwo.

Koszty pracy zdalnej - kto za co płaci?

Art. 67²⁴ jasno określa obowiązki pracodawcy. Musi on:

Zapewnić materiały i narzędzia pracy (np. komputer, telefon).
Pokryć koszty instalacji i serwisowania sprzętu.
Pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.
Zapewnić pomoc techniczną i szkolenia.

Strony mogą też ustalić, że korzystasz z własnego sprzętu. Wtedy przysługuje Ci ekwiwalent albo ryczałt - czyli zwrot kosztów w pieniądzu. Zgodnie z art. 67²⁵ te zwroty nie są traktowane jako Twój przychód, więc nie płacisz od nich podatku.

A co z wodą, czynszem czy kosztami biurka w salonie? Tu przepisy są jasne - nie są obowiązkowo zwracane. Chyba że firma sama w regulaminie to wpisze.

Ochrona danych i kontrola pracy

Art. 67²⁶ nakłada na pracodawcę obowiązek szkolenia z ochrony danych. Ty jako pracownik potwierdzasz zapoznanie się z procedurami i musisz ich przestrzegać.

A co z kontrolą? Art. 67²⁸ przewiduje, że pracodawca może wejść do Twojego domu i sprawdzić, jak pracujesz. Tyle, że nie jest to pełna swoboda. Kontrola musi odbywać się w godzinach pracy, za Twoją zgodą i w sposób, który nie narusza prywatności domowników.

BHP i zakazy

Temat BHP w pracy zdalnej ujęty jest w art. 67³¹. Pracodawca nadal odpowiada za Twoje bezpieczeństwo, ale to Ty organizujesz stanowisko pracy w zgodzie z ergonomią. Są też wyraźne zakazy - w ramach pracy zdalnej nie można zlecać m.in.:

Prac szczególnie niebezpiecznych.
Prac z substancjami chemicznymi, radioaktywnymi czy biologicznymi.
Czynności, które powodują intensywne brudzenie (tak, przepisy wymieniają to wprost).

Co więcej - jeśli dojdzie do wypadku w domu, obowiązują procedury powypadkowe. Może to wymagać wizyty zespołu powypadkowego w Twoim mieszkaniu, choć prawo dopuszcza odstąpienie od oględzin, jeśli nie ma wątpliwości co do okoliczności zdarzenia.

Praca zdalna okazjonalna - 24 dni w roku

Art. 67³³ wprowadza tzw. okazjonalną pracę zdalną. To rozwiązanie "na wyjątkowe sytuacje":

Przysługuje 24 dni w roku kalendarzowym.
Wniosek składasz w formie papierowej lub elektronicznej.
Nie obowiązują tu pełne zasady pracy zdalnej (np. ekwiwalent za prąd czy internet).

Przykład? Masz do załatwienia sprawy w swoim mieście i chcesz pracować z domu przez kilka dni - możesz wziąć część puli. Pracodawca nie musi wyrazić zgody, bo wniosek w tym przypadku nie jest dla niego wiążący.

Inne formy zatrudnienia

Art. 67³⁴ rozszerza stosowanie przepisów o pracę zdalną także na inne stosunki pracy - nie tylko te wynikające z klasycznej umowy o pracę. Czyli jeżeli Twoje zatrudnienie jest oparte na innej podstawie prawnej, zasady pracy zdalnej również Cię obejmują.

Praca hybrydowa a kodeks pracy

Praca hybrydowa nie ma własnego rozdziału w Kodeksie pracy. Podstawą pracy hybrydowej jest art. 67¹⁸, który definiuje pracę zdalną. I to właśnie tam znajdziesz słowo "częściowo" - ono otwiera drzwi do trybu hybrydowego.

Co to oznacza w praktyce?

Możesz np. pracować trzy dni z biura i dwa dni z domu - to wciąż praca zdalna w rozumieniu przepisów.
Szczegóły (które dni, jakie obowiązki, jak wygląda rozliczanie kosztów) muszą być zapisane w regulaminie pracy zdalnej lub w indywidualnym porozumieniu z pracodawcą.
Nie ma więc osobnych praw czy obowiązków dla hybrydy. Stosujesz wszystkie te same przepisy, które opisane są w Rozdziale IIc (od art. 67¹⁸ do art. 67³⁴).

Czyli jeśli zastanawiasz się: "a co z kosztami internetu, energii czy możliwością cofnięcia zgody?" To odpowiedź brzmi: dokładnie to samo co przy pełnej pracy zdalnej. Hybryda to tylko forma organizacyjna, a nie odrębna kategoria prawna.

Praca zdalna a dziecko do lat 4

Czy rodzic może domagać się pracy zdalnej, jeśli ma małe dziecko? Odpowiedź jest wprost w Kodeksie - art. 67¹⁹ § 6.

Przepis mówi jasno: pracodawca ma obowiązek uwzględnić Twój wniosek o pracę zdalną, jeśli:

jesteś w ciąży,
wychowujesz dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
sprawujesz opiekę nad osobą z niepełnosprawnością w rodzinie.

W tych przypadkach Twój wniosek nie jest "prośbą", ale wiążącym żądaniem. Pracodawca może odmówić tylko wtedy, gdy praca zdalna jest niemożliwa ze względu na rodzaj zadań albo organizację pracy. I co ważne - nie może zbyć tematu jednym zdaniem. Ma obowiązek w ciągu 7 dni roboczych wyjaśnić Ci (na piśmie lub mailem), dlaczego odmówił.

Dlaczego ustawodawca wprowadził takie rozwiązanie?

Celem jest wsparcie rodziców w łączeniu życia rodzinnego z zawodowym. Dziecko do lat 4 to okres wymagający - opieka, choroby, żłobek czy przedszkole. Możliwość pracy z domu choćby częściowo to dla wielu osób realne ułatwienie.

Przykład z życia: Wyobraź sobie, że Twoje dziecko ma dwa lata i często łapie infekcje w żłobku. Dzięki pracy zdalnej możesz być przy nim w domu, jednocześnie wykonując obowiązki służbowe. Oczywiście czasem wymaga to żonglowania między laptopem a obowiązkami względem malucha, ale to wciąż lepsze niż branie kolejnych dni urlopu.

A co po 4. roku życia?

Ustawodawca przewidział dalszą ochronę. Art. 67¹⁹ § 7 rozszerza ten przywilej również na rodziców dzieci starszych, jeżeli dziecko ma orzeczenie o niepełnosprawności albo potrzebuje specjalnego wsparcia edukacyjnego (np. opinia o wczesnym wspomaganiu rozwoju, orzeczenie o kształceniu specjalnym).

Czyli do 4 lat masz prawo praktycznie "automatyczne", a później - jeśli są szczególne okoliczności, również możesz korzystać z tego uprawnienia.

Praca zdalna okazjonalna - co to jest?

Nie każdy potrzebuje pełnoetatowej pracy zdalnej. Czasem to kwestia jednego dnia - musisz zostać w domu, bo czekasz na fachowca, albo chcesz połączyć wyjazd rodzinny z obowiązkami zawodowymi. I właśnie na takie sytuacje ustawodawca wprowadził rozwiązanie w art. 67³³ - tzw. pracę zdalną okazjonalną.

Ile dni przysługuje dla pracy okazjonalnej?

Masz do dyspozycji 24 dni w roku kalendarzowym. To limit niezależny od wymiaru etatu - czyli tyle samo przysługuje osobie pracującej na pełny etat, jak i na pół.

Jak to działa w praktyce?

Składasz wniosek (papierowo albo elektronicznie).
Pracodawca może się zgodzić, ale ... nie musi. Wniosek nie jest dla niego wiążący.
Jeśli się zgodzi, możesz pracować zdalnie np. przez jeden dzień lub kilka dni pod rząd. Ważne, żeby łączny limit w roku nie przekroczył 24 dni.

Czy obowiązują wszystkie przepisy jak przy pełnej pracy zdalnej?

Nie. Tu właśnie jest różnica. Art. 67³³ § 2 mówi, że przy pracy okazjonalnej nie stosuje się części regulacji, np. dotyczących zwrotu kosztów energii czy internetu. Dlaczego? Bo to są incydentalne sytuacje, a nie stałą organizację pracy.

Przykład: Masz wizytę hydraulika w środku dnia i nie chcesz brać urlopu. Składasz wniosek o jeden dzień pracy zdalnej okazjonalnej. Pracodawca się zgadza - pracujesz z domu, rachunki za prąd pokrywasz sam.

Kontrola i zasady

Tu też przewidziano prostszy tryb. Kontrola pracy okazjonalnej (np. BHP czy ochrona danych) odbywa się na zasadach ustalonych bezpośrednio z Tobą. Nie ma więc całego pakietu formalności, jak przy stałej pracy zdalnej.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Czym różni się praca zdalna od hybrydowej?
Praca zdalna może być pełna lub częściowa. Hybryda to właśnie praca częściowa – kilka dni w biurze, kilka w domu.

2. Czy praca hybrydowa ma własne przepisy?
Nie, wszystkie regulacje dotyczą pracy zdalnej ogólnie, hybryda mieści się w definicji art. 6718.

3. Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje w roku?
Każdy pracownik ma prawo do 24 dni pracy okazjonalnej w roku kalendarzowym.

4. Czy pracodawca musi się zgodzić na pracę zdalną okazjonalną?
Nie, wniosek w tym przypadku nie jest dla niego wiążący.

5. Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?
Musi zgodzić się m.in. na wniosek pracownicy w ciąży czy rodzica dziecka do lat 4.

6. Czy pracodawca pokrywa koszty pracy zdalnej?
Tak, zwłaszcza energii elektrycznej i internetu, a także zapewnia sprzęt i pomoc techniczną.

7. Czy zwrot kosztów za pracę zdalną jest opodatkowany?
Nie, zgodnie z art. 6725 nie stanowi to przychodu pracownika.

8. Czy pracodawca może kontrolować pracę w domu?
Tak, ale wyłącznie w godzinach pracy i bez naruszania prywatności domowników.

9. Czy praca zdalna obejmuje wszystkie rodzaje zadań?
Nie, nie można w ten sposób wykonywać prac szczególnie niebezpiecznych czy z użyciem chemikaliów.

10. Czy przepisy o pracy zdalnej dotyczą tylko umów o pracę?
Nie, art. 6734 rozszerza je również na inne stosunki pracy.

Źródła

^{https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274}
^{https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna}
^{https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna---pytania-i-odpowiedzi}

Zapraszamy również do zapoznania się z naszymi pozostałymi artykułami: