Zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego

Niezapłacona faktura a urząd skarbowy

 

Niezapłacona faktura potrafi wisieć w firmie miesiącami. Praca wykonana, towar wydany, podatek wykazany, a pieniędzy brak. A czy naprawdę trzeba oddać fiskusowi VAT od czegoś, czego realnie nie ma na koncie? Prawo przewiduje taką sytuację. Są wówczas terminy i konkretna procedura. Trzeba tylko wiedzieć, kiedy i jak z niej skorzystać bez ryzyka błędu w rozliczeniu.

 

Zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego w skrócie

• 90 dni od terminu płatności decyduje o możliwości zastosowania ulgi na złe długi.
• Korekta VAT dotyczy tylko nieopłaconej części faktury, nigdy kwoty netto.
• Z ulgi może skorzystać czynny podatnik VAT, jeśli od wystawienia faktury nie minęły 3 lata.
• Korekty dokonuje się na bieżąco, w deklaracji za okres, w którym minęło 90 dni.
• Dłużnik ma obowiązek skorygować VAT naliczony, jeśli nie zapłacił faktury w terminie.
• Po późniejszej zapłacie konieczna jest korekta powrotna po obu stronach.

 

Co to jest ulga na złe długi?

Ulga na złe długi to mechanizm, który pozwala przedsiębiorcy odzyskać VAT od faktury, która nie została opłacona przez kontrahenta. Nie jest to żaden wyjątek ani uznaniowa decyzja urzędu. To narzędzie przewidziane w przepisach, z którego korzystają tysiące firm.

Sens jest prosty. Skoro nie dostałeś pieniędzy, to nie powinieneś finansować podatku z własnej kieszeni. Ulga pozwala skorygować rozliczenie i obniżyć VAT należny o kwotę wynikającą z niezapłaconej faktury. Nie usuwa faktury z obrotu, nie anuluje sprzedaży. Porządkuje tylko podatki.

Kiedy taka możliwość w ogóle się pojawia? Istotny jest termin 90 dni. Liczy się go od dnia, w którym minął termin płatności wskazany na fakturze albo w umowie. Jeśli przez ten czas należność nie została uregulowana ani sprzedana w innej formie, wierzytelność uznaje się za nieściągalną w sensie podatkowym.

W praktyce wygląda to często tak. Faktura wystawiona w maju, termin płatności do 15 maja. Mija czerwiec, lipiec, sierpień. Pieniędzy dalej brak. W tym momencie pojawia się prawo do korekty VAT. Nie wcześniej.

Ulga na złe długi dotyczy nie tylko VAT. Obowiązuje również w podatkach dochodowych - PIT i CIT. Dzięki temu firma rozlicza się bardziej kasowo, czyli płaci podatki od tego, co faktycznie wpłynęło na konto, a nie od tego, co istnieje tylko na papierze.

Warto też wiedzieć, że ulga działa w dwie strony. Dla wierzyciela oznacza możliwość obniżenia podatku. Dla dłużnika - obowiązek korekty wcześniej odliczonego VAT. Urząd skarbowy nie patrzy tu jednostronnie. System ma się bilansować. Jeśli kontrahent zapłaci później, rozliczenia wracają do pierwotnego stanu, ale do tego jeszcze wrócimy w dalszej części.

 

Jakie warunki muszą być spełnione, aby urząd skarbowy uznał korektę VAT?

Ulga na złe długi nie działa automatycznie. Sam fakt, że kontrahent nie zapłacił, nie wystarczy. Urząd skarbowy patrzy na kilka elementów i dopiero ich spełnienie daje prawo do korekty VAT.

Po pierwsze - status podatnika. W dniu poprzedzającym złożenie korekty musisz być zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Jeśli w międzyczasie działalność została zawieszona albo wykreślona z rejestru, sprawa się komplikuje.

Druga sprawa to czas. Od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie mogą minąć więcej niż 3 lata. To granica twarda. Jeśli termin minął, korekta przepada, nawet gdy faktura nadal nie została opłacona. W praktyce oznacza to, że warto pilnować starych należności i nie odkładać tematu w nieskończoność.

Kolejny warunek dotyczy samej wierzytelności. Faktura nie może zostać uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie. Jeśli sprzedałeś dług, przeniosłeś go na inny podmiot albo doszło do potrącenia, ulga nie ma zastosowania. Fiskus uznaje wtedy, że wierzytelność przestała istnieć w pierwotnym kształcie.

Znaczenie ma też to, kim jest dłużnik. Gdy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, procedura jest prostsza. Jeśli natomiast sprzedaż dotyczyła podmiotu bez VAT, pojawiają się dodatkowe wymogi. W takim przypadku wierzytelność musi być potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana do egzekucji, wpisana do rejestru długów albo objęta upadłością konsumencką dłużnika. Bez tego urząd nie uzna korekty.

I jeszcze jedna rzecz, często pomijana. Korekty dokonuje się na bieżąco, w deklaracji za okres, w którym minęło 90 dni od terminu płatności. Nie wstecz lub dowolnie wybrany miesiąc. Jeśli którykolwiek z tych elementów nie gra, urząd ma pełne prawo zakwestionować korektę.

 

Jak zgłosić niezapłaconą fakturę do urzędu skarbowego?

Zgłoszenie niezapłaconej faktury nie polega na wysyłaniu osobnego pisma czy wniosku. Całość odbywa się w ramach rozliczenia VAT. Istotnym momentem jest złożenie deklaracji, w której dokonujesz korekty.

Ogólnie wygląda to tak. W pliku JPK_V7 za właściwy okres wykazujesz korektę podstawy opodatkowania oraz VAT należnego wynikającego z niezapłaconej faktury. Nie usuwasz sprzedaży, nie zmieniasz daty wystawienia dokumentu. Zmienia się tylko podatek.

Równocześnie masz obowiązek poinformować naczelnika urzędu skarbowego o zastosowaniu ulgi na złe długi. Odbywa się to poprzez odpowiednie oznaczenia w deklaracji. To właśnie one są formalnym zgłoszeniem. Brak tego elementu może zostać potraktowany jak błąd w rozliczeniu.

Nie trzeba dołączać faktur, umów ani wezwań do zapłaty. Urząd zakłada, że dokumenty istnieją i może ich zażądać dopiero w toku ewentualnej weryfikacji. Ważne jednak, aby mieć je pod ręką. Zwłaszcza potwierdzenie terminu płatności i dowód, że należność nie została uregulowana.

Warto też pamiętać, że korekta dotyczy wyłącznie VAT. Kwota netto pozostaje bez zmian. To częsty punkt nieporozumień, zwłaszcza u osób, które po raz pierwszy stosują ulgę. Jeśli popełnisz błąd w deklaracji, zawsze pozostaje korekta JPK. Lepiej jednak od razu zrobić to poprawnie. Zgłoszenie niezapłaconej faktury to procedura techniczna.

 

Częściowa zapłata faktury i jej skutki podatkowe

Nie zawsze sytuacja jest zero-jedynkowa. Czasem kontrahent płaci część, reszta zostaje nierozliczona. I wtedy pojawia się pytanie: co z ulgą na złe długi?

Tu zasada jest prosta, choć w praktyce bywa pomijana. Korekta dotyczy wyłącznie tej części należności, która faktycznie nie została uregulowana. Jeśli faktura opiewała na 12 300 zł, a na konto wpłynęło 6 150 zł, to ulga obejmuje tylko połowę VAT. Reszta pozostaje bez zmian. Tutaj tak jak wcześniej, liczy się kwota i to, czy minęło 90 dni od terminu płatności w odniesieniu do tej nieopłaconej części. Jeśli tak, masz prawo skorygować VAT proporcjonalnie.

Ważne jest też to, kiedy nastąpiła częściowa zapłata. Jeśli wpłata pojawiła się przed upływem 90 dni, to ta część w ogóle wypada z tematu ulgi. Jeśli zapłata nastąpiła po 90 dniach, ale przed złożeniem deklaracji z korektą, ta kwota nie podlega uldze i od razu jest traktowana jako uregulowana.

W praktyce warto dobrze udokumentować, jaka część należności została zapłacona i kiedy. Nie dlatego, że urząd będzie tego od razu wymagał, ale dlatego, że przy ewentualnej weryfikacji będzie to brane pod uwagę. Kwoty, daty, tytuły przelewów.

Częściowa zapłata nie blokuje ulgi. Po prostu ją ogranicza. I tyle.

 

Czy dłużnik, czyli ten który nie zapłacił za fakturę, musi coś zgłaszać?

Tak. I to jest element, o którym wielu dłużników wolałoby zapomnieć. Ulga na złe długi działa symetrycznie. Skoro wierzyciel obniża VAT należny, dłużnik musi skorygować VAT naliczony.

Jeżeli dłużnik odliczył VAT z faktury, której nie zapłacił w ciągu 90 dni od terminu płatności, ma obowiązek zwiększyć VAT należny w swoim rozliczeniu. Korekta następuje za okres, w którym upłynął 90 dzień. Nie czeka się na wezwanie i nie składa się osobnych wyjaśnień. To obowiązek ustawowy.

Dotyczy to również sytuacji, gdy należność została uregulowana tylko częściowo. Wtedy korekta obejmuje wyłącznie tę nieopłaconą część VAT. Mechanizm jest dokładnie taki sam jak po stronie wierzyciela, tylko w przeciwnym kierunku.

Co istotne, dłużnik nie musi otrzymać informacji od wierzyciela, że ten skorzystał z ulgi. Obowiązek korekty wynika z samego faktu braku zapłaty w terminie. Urząd skarbowy zakłada, że podatnik kontroluje własne zobowiązania.

Brak korekty po stronie dłużnika to prosta droga do zaległości podatkowej. A dalej już odsetki, ewentualne sankcje i niepotrzebne nerwy. Dlatego temat niezapłaconych faktur dotyczy obu stron, nawet jeśli tylko jedna z nich inicjuje formalne zgłoszenie.

 

Co dzieje się, gdy dłużnik zapłaci po dokonaniu zgłoszenia?

Czasem płatność przychodzi późno, ale jednak. Czasami po korekcie, zgłoszeniu czy zamknięciu tematu w deklaracji. I wtedy wszystko się odwraca. Jeśli po złożeniu deklaracji, w której zastosowałeś ulgę na złe długi, kontrahent ureguluje należność, masz obowiązek dokonać korekty powrotnej. Oznacza to zwiększenie podstawy opodatkowania oraz VAT należnego w rozliczeniu za okres, w którym pieniądze faktycznie wpłynęły.

Nie ma tu znaczenia, czy zapłata nastąpiła w całości czy częściowo. Korekta obejmuje dokładnie tę kwotę, która została uregulowana. Jeśli pieniądze wpłynęły w dwóch transzach, korekty też mogą być dwie.

Analogicznie działa to po stronie dłużnika. Po zapłacie ma on prawo ponownie zwiększyć VAT naliczony i odzyskać wcześniej skorygowaną kwotę. System wraca do stanu sprzed ulgi.

Niezapłacona faktura nie musi oznaczać podatkowej straty, ale wymaga reakcji w odpowiednim momencie. Kto pilnuje terminów i dokumentów, ten odzyskuje VAT bez sporów z urzędem. Kto odkłada temat, zwykle płaci więcej - nie tylko podatku.

 

Rozliczenie niezapłaconej faktury – przykłady

Faktura nieopłacona w całości

Faktura na 10 000 zł + 2300 zł VAT, termin płatności 10 marca. Do 90 dnia od terminu płatności pieniądze nie wpłynęły. W deklaracji za okres, w którym minęło 90 dni, wierzyciel obniża VAT należny o 2300 zł. Kwota netto pozostaje bez zmian.

Częściowa zapłata przed upływem 90 dni

Faktura na 12 300 zł, z czego kontrahent wpłacił 6000 zł w ciągu pierwszych dwóch miesięcy. Po 90 dniach niezapłacona pozostaje tylko część należności. Ulga obejmuje wyłącznie VAT przypadający na tę nieuregulowaną kwotę. Zapłacona część w ogóle nie pojawia się w korekcie.

Częściowa zapłata po 90 dniach, ale przed złożeniem deklaracji

Faktura nadal widnieje jako nieopłacona po 90 dniach, ale kontrahent reguluje część należności jeszcze przed wysłaniem JPK z korektą. W rozliczeniu uwzględniana jest tylko faktycznie niezapłacona część. Nie wykonuje się żadnej korekty powrotnej, bo zapłata nastąpiła wcześniej.

Zapłata po dokonaniu korekty

Wierzyciel składa deklarację z ulgą na złe długi. Po kilku tygodniach kontrahent przelewa całą należność. W rozliczeniu za miesiąc, w którym pieniądze wpłynęły, VAT należny zostaje ponownie zwiększony o skorygowaną wcześniej kwotę.

Dłużnik nie płaci i nie koryguje VAT

Dłużnik odliczył VAT z faktury, ale nie zapłacił jej przez ponad 90 dni i nie wykonał korekty. W takiej sytuacji powstaje zaległość podatkowa. Od momentu wykrycia urząd nalicza odsetki i może wezwać do złożenia korekty.

Dłużnik płaci po korekcie po swojej stronie

Po wcześniejszym zwiększeniu VAT należnego dłużnik reguluje fakturę. W rozliczeniu za okres zapłaty odzyskuje VAT naliczony w tej części, która została uregulowana.

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Co to jest ulga na złe długi w VAT?
To możliwość obniżenia VAT należnego od faktury, która nie została opłacona w ciągu 90 dni od terminu płatności.

Po ilu dniach można zgłosić niezapłaconą fakturę do urzędu skarbowego?
Prawo do korekty powstaje po upływie 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie.

Czy trzeba składać osobne pismo do urzędu skarbowego przy uldze na złe długi?
Nie, zgłoszenie następuje poprzez odpowiednie wykazanie korekty w deklaracji VAT.

Czy częściowa zapłata faktury wyklucza ulgę na złe długi?
Nie, ulga obejmuje tylko tę część należności, która faktycznie nie została zapłacona.

Czy dłużnik musi korygować VAT, jeśli nie zapłacił faktury?
Tak, po 90 dniach od terminu płatności dłużnik ma obowiązek skorygować wcześniej odliczony VAT.

Co zrobić, gdy kontrahent zapłaci po dokonaniu korekty VAT?
W rozliczeniu za okres zapłaty należy wykonać korektę powrotną i ponownie zwiększyć VAT należny.

Czy ulga na złe długi dotyczy tylko VAT?
Nie, mechanizm działa również w podatkach dochodowych PIT i CIT.

Źródła

^{https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00157
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00249
https://www.gov.pl/web/finanse/nie-ma-podatku-od-niezaplaconych-faktur}