Spis treści
KSeF już od kilku miesięcy budzi wiele emocji wśród przedsiębiorców i księgowych. Chociaż stworzenie ogólnopolskiej platformy teleinformatycznej ma usprawnić wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, nie brakuje osób, które zwyczajnie obawiają się nowych zmian. Na szczęście wbrew niektórym opiniom, rozpoczęcie korzystania z KSeF jest proste i nie zajmuje wiele czasu.
- Jak przebiega obieg dokumentów w KSeF?
- Najważniejsze daty związane ze wdrażaniem KSeF
- Jak zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur?
- Co zrobić w przypadku błędu na fakturze ustrukturyzowanej?
- Jak postępować w przypadku awarii systemu KSeF?
- Szybkie wdrożenie KSeF w firmie i biurze rachunkowym
Jeżeli potrzebujesz aktualnych informacji na temat faktur ustrukturyzowanych, terminów wdrażania obowiązku korzystania z KSeF czy procedur na wypadek awarii infrastruktury IT, koniecznie zapoznaj się z naszym artykułem. Znajdziesz w nim również opis prostych kroków, jakie wystarczy podjąć, aby wdrożyć KSeF w firmie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jak przebiega obieg dokumentów w KSeF?
Proces wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF przebiega inaczej niż przy użyciu standardowych programów. Najważniejsza różnica to brak konieczności samodzielnego przesyłania faktury do kontrahenta. Jak to wygląda w praktyce? Sprzedawca musi wprowadzić odpowiednie dane do programu księgowego zintegrowanego z KSeF, co pozwala wygenerować plik w formacie XML. Jest to kluczowe ze względu na konieczność spełnienia wymagań związanych z fakturami ustrukturyzowanymi. Następnie dokument trafia do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie jest poddawany walidacji. Jeżeli system nie wykryje żadnych nieprawidłowości, faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF i Urzędowe Poświadczenie Odbioru. To właśnie w tym momencie dokument uznawany jest za wystawiony i doręczony. Nabywca może natomiast łatwo otrzymać fakturę po zalogowaniu się do systemu.
Najważniejsze daty związane ze wdrażaniem KSeF
Już od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek odbierania e-faktur. Tym samym każda firma, niezależnie od skali prowadzonej działalności, musi być gotowa, aby móc pobierać dokumenty z rządowego systemu. Choć obowiązek odbierania faktur dotyczy już wszystkich, to do ich wystawiania zobowiązane są na razie tylko te podmioty, których wartość sprzedaży brutto za 2024 rok przekroczyła 200 milionów złotych. Pozostali czynni podatnicy VAT będą musieli wystawiać faktury w systemie już od 1 kwietnia bieżącego roku. W najmniejszych firmach (głównym kryterium jest miesięczna sprzedaż poniżej 10 tysięcy złotych) KSeF będzie wymagany dopiero od 1 stycznia 2027 r.
W praktyce oznacza to, że dopóki nie wszedł w życie pełny obowiązek korzystania z nowego systemu, nabywca musi wyrazić zgodę na otrzymanie faktury w formie ustrukturyzowanej. W obrocie B2B (pomiędzy przedsiębiorcami) zgoda nie będzie wymagana od początku kwietnia bieżącego roku. Zamiast jednak zastanawiać się, dla kogo KSeF od lutego lub od kwietnia, warto zacząć jak najszybciej korzystać z systemu, aby można było bez niepotrzebnego stresu zapoznać się z całym procesem obiegu dokumentów.
Jak zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur ma wiele zabezpieczeń, co jest niezbędne ze względu na ilość przechowywanych danych. Tym samym pierwsze logowanie do platformy może wydawać się nieco skomplikowane. W praktyce jednak przejście przez proces uwierzytelniania i potwierdzenie tożsamości użytkownika jest na tyle łatwe, że bez problemu poradzą sobie z tym osoby nietechniczne. Oprócz możliwości wystawiania e-faktury logowanie do KSeF pozwala również zarządzać uprawnieniami. Są one potrzebne, aby zatrudnieni pracownicy i zewnętrzne firmy księgowe mogły uzyskać dostęp do dokumentów.
Zarówno rządowy system, jak i zintegrowane aplikacje typu fillup oferują różne metody autoryzacji. Najczęściej wybieranym w przypadku przedsiębiorców na JDG jest Profil Zaufany. W celu uzyskania najwyższego poziomu bezpieczeństwa można natomiast korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Spółki i osoby prawne mogą natomiast używać kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która pozwala na uwierzytelnienie w systemie bez konieczności przypisywania dostępu do konkretnej osoby. Od 1 lutego obowiązuje również Certyfikat KSeF, który pozwala na komunikację między systemami. Do końca 2026 roku obsługiwane będą również tokeny autoryzacyjne, które przed wprowadzeniem certyfikatu służyły integracji systemów ERP i programów do fakturowania.
Co zrobić w przypadku błędu na fakturze ustrukturyzowanej?
Czasami podczas wystawiania faktury dochodzi do popełnienia błędu, który dotychczas można było skorygować za pomocą noty korygującej. KSeF całkowicie eliminuje wspomniane noty, a w przypadku pomyłki związanej z ceną, ilością lub nazwą kontrahenta, sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej w nowym systemie. Co ważne, na poprawionym dokumencie musi się znaleźć unikalny numer nadany pierwotnemu dokumentowi. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pomyłka dotyczyła jedynie błędnego NIP nabywcy. Należy wówczas wystawić fakturę korygującą do zera, a następnie przygotować nowy dokument.
Jak postępować w przypadku awarii systemu KSeF?
Faktura ustrukturyzowana to duże ułatwienie również ze względu na ujednolicenie formy dokumentów i zamieszczanych na nich danych. Jest to nowoczesny i na bieżąco aktualizowany system, który jednak z czasem może ulec awarii, jak każda inna infrastruktura IT. Na szczęście poradniki KSEF opracowane przez Ministerstwo Finansów jasno określają zasady postępowania w takich przypadkach.
Jeżeli awaria ma miejsce po stronie KSeF i wydano oficjalny komunikat, podatnicy powinni wystawiać faktury w trybie offline. Należy jednak pamiętać, że wszystkie dokumenty powinny zostać przesłane do systemu w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Niektóre prace serwisowe planowane i ogłaszane są z wyprzedzeniem, co jest niezbędne do zachowania sprawnego działania systemu. W takich przypadkach fakturę należy przesłać w najbliższym dniu roboczym. Podobny termin obowiązuje, jeżeli problem leży po stronie podatnika. Przykładem może być brak dostępu do internetu. Podatnik musi wówczas wystawić dokument w trybie offline i wysłać go do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. W sytuacjach awaryjnych kluczowe znaczenie mają kody QR, które należy nanosić na wszystkie faktury wystawiane poza systemem. Dzięki nim nabywca będzie mógł łatwo zweryfikować, czy dokument został później prawidłowo zarejestrowany w KSeF.
Szybkie wdrożenie KSeF w firmie i biurze rachunkowym
Niezależnie od kiedy KSeF ma obowiązywać w firmie, lepiej nie zwlekać do ostatniej chwili. Firmy, które przed czasem zaczynają wdrażać faktury ustrukturyzowane, mogą na spokojnie przetestować cały proces, a w razie potrzeby wprowadzić niezbędne poprawki w oprogramowaniu księgowym, systemie magazynowym lub w innych wykorzystywanych aplikacjach. Po więcej informacji na temat nowego systemu oraz KSeF od kiedy można zajrzeć na stronę jpk.info.pl, gdzie wszystko zostało szczegółowo wyjaśnione.
Należy jednak mieć na uwadze, że wdrożenie KSeF wymaga zarówno znajomości aktualnych przepisów, jak i dostępu do niezawodnego oprogramowania. Tego typu rozwiązania oferuje fillup. Z jej oprogramowania korzystają zarówno mali przedsiębiorcy, jak i profesjonalne biura rachunkowe. Aplikacja fillup jest prosta w obsłudze i pozwala na intuicyjne wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Program automatyzuje również proces ich wysyłki do bramki Ministerstwa Finansów oraz pozwala na archiwizację dokumentów przez okres 10 lat. Warto również wspomnieć o integracji z JPKomat, co pozwala łatwo generować pliki JPK_V7 na podstawie danych dostępnych w KSeF.
Oprócz platformy fillup mniejsi przedsiębiorcy mają dostęp do aplikacji firmly, która daje możliwość wystawiania darmowych e-faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami. Dzięki automatycznemu obliczaniu podatków i składek ZUS na podstawie wprowadzanych dokumentów można natomiast ograniczyć ryzyko pomyłek.
Materiał reklamowy.
Dodaj komentarz