Jak przechowywać dane kredytowe?

Przechowywanie danych kredytowych wiąże się nie tylko z kwestią organizacji, ale przede wszystkim z zachowaniem zgodności z przepisami prawa oraz bezpieczeństwa informacji. Banki, instytucje finansowe, doradcy oraz pośrednicy kredytowi zobowiązani są do przechowywania dokumentów kredytowych przez co najmniej 5 lat od spłaty zobowiązania, co ma na celu ochronę interesów obu stron: ich oraz klienta. Warto więc dowiedzieć się, jak prawidłowo przechowywać takie dane, by zapewnić ich poufność.

 

Zabezpieczenie danych kredytowych w bankach

Przechowywanie danych kredytowych w sposób zapewniający im bezpieczeństwo, to jeden z kluczowych obowiązków pośredników i doradców kredytowych (ale również – jak już zostało wspomniane – banków i innych instytucji finansowych). Wszelkie informacje od danych osobowych, przez warunki finansowania, aż po historię kontaktu i finalne potwierdzenie spłaty kredytu – wszystko to należy do danych wrażliwych.

Przechowywanie danych musi być więc prowadzone w taki sposób, aby nie doszło do ich wycieku. Wymagają tego zarówno przepisy krajowe, jak i RODO, którego przestrzeganie musi być respektowane na terenie całej Unii Europejskiej.

Tyle w teorii, jednak co konkretnie oznacza to dla osób prowadzących np. firmy doradcze? Mowa tu o konieczności stosowania rozwiązań takich jak:

• Fizyczne zabezpieczenia: pudła archiwizacyjne, pancerne szafy, ograniczenie dostępu do danych tylko dla osób upoważnionych.
• Stosowanie zabezpieczeń cyfrowych: szyfrowanie plików, kontrolowany dostęp do systemów, stałe aktualizowanie zabezpieczeń i tworzenie kopii zapasowych.

Wszystko to jest jednak wymagające i skomplikowane. Dlatego w przypadku większej skali działalności warto rozważyć współpracę z wyspecjalizowaną firmą zewnętrzną, która zapewni bezpieczne i zgodne z prawem przechowywanie oraz archiwizację dokumentów. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko wycieku danych i skupić się na pracy z klientami w sposób bezpieczny i profesjonalny. Sprawdź, koniecznie więcej informacji na ten temat pod adresem: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/.

Dodatkowo warto wspomnieć, że w przypadku dokumentacji podlegającej regulacjom podatkowym lub związanej z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy okres archiwizacji danych kredytowych może wydłużyć się do 6 lat. Przez 12 lat banki mogą przetwarzać informacje kredytowe dotyczące klientów, licząc od dnia wygaśnięcia zobowiązania, ale wyłącznie do celów stosowania metod statystycznych. Zobacz więcej informacji na stronie: https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/jak-dlugo-przechowywac-dane-kredytowe/.

 

Dane kredytowe – czy można je niszczyć samodzielnie?

Bezpieczne przechowywanie, to także bezpieczne niszczenie. Dane kredytowe nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to wymagane. Wszelkie dokumenty, które kurzą się w zapomnieniu na półkach w Twoim biurze, to narażanie klientów na wyciek ich danych wrażliwych. To wreszcie także łamanie przepisów prawa, a więc narażanie Twojej firmy.
 
Samodzielne niszczenie tak ważnych dokumentów za pomocą biurowej niszczarki może nie zapewnić odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Wysokiej klasy sprzęt powinien spełniać normy ISO/IEC 21964, co niestety wiąże się z dużymi nakładami finansowymi.
 
Ponadto właściwe niszczenie dokumentów nie kończy się na wrzuceniu ich do niszczarki. Wymagane jest także odpowiednie gospodarowanie odpadami.
 
Z tego powodu coraz więcej firm korzysta ze wsparcia specjalistów w zakresie niszczenia dokumentów (zarówno tych fizycznych, jak i cyfrowych). Outsourcing tego wymagającego zadania opłaca się często bardziej, niż zakup, utrzymanie i konserwacja drogiego sprzętu. Sprawdź sam, co możesz zyskać dzięki oddelegowaniu niszczenia dokumentów firmie zewnętrznej: https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/niszczarka-biurowa-czy-usluga-niszczenia/.

Materiał reklamowy.